10 мифов об использовании облака

Что стоит знать организациям о внедрении Microsoft Office 365.

Многие организации, планирующие перейти на облачные технологии, надеются на то, что это приведет к повышению гибкости процессов и поможет добиться экономии. Но относится ли это к вам?

Если ваша компания заинтересовалась Microsoft Office 365, скорее всего, вы уже изучили различные мнения по поводу переноса своих приложений в облако. Например, сегодня можно услышать, что Office 365 — это не более чем версия Office, предназначенная для работы через браузер. Но это мнение не соответствует действительности.

Мы составили эту памятку, чтобы помочь вам перейти на облачные платформы, а заодно развеять мифы, касающиеся Office 365. Не забывайте: при оценке целесообразности перехода организации на Office 365 необходимо опираться на факты. От этого зависит эффективность вашего бизнеса.

Мифы

1. Office 365 — это набор облачных инструментов Office, и работа с ними возможна только через интернет.
2. Стоит данным попасть в облако, и организация потеряет контроль над своими IT-ресурсами.
3. Хранить данные в облачной среде опасно.
4. Все данные нужно сразу перенести в облако.
5. Переход в облако представляет собой слишком сложную процедуру.
6. Доступ к моим данным могут получить киберпреступники, корпоративные шпионы и государственные органы.
7. Потребуется освоить новые инструменты SharePoint Online.
8. Skype и Skype для бизнеса — это одно и то же.
9. Работать с электронной почтой в облаке сложно.
10. Постоянное обновление Office 365 может привести к нарушению работы важных бизнес-процессов.

Миф №1. Office 365 — это набор облачных инструментов Office, и работа с ними возможна только через интернет

Реальность. Office 365 — это больше, чем просто знакомые вам приложения Office, это еще и инструменты, существенно повышающие эффективность работы.

Office 365 предлагает пользователю эффективные инструменты, которые можно использовать как в офисе, так и во время поездок. Office 365 — облачная система, а это значит, что все инструменты просты в использовании и управлении, доступны в любое время и постоянно обновляются. Обратите внимание на следующие компоненты и возможности:

• SharePoint Online и OneDrive для бизнеса (доступны в большинстве планов): используются для работы с веб-сайтами, организации рабочих процессов, синхронизации и совместного использования рабочих файлов;
• Skype для бизнеса (доступен в большинстве планов): служба, обеспечивающая голосовую связь, обмен мгновенными сообщениями и сведениями о доступности, проведение совещаний;
• Yammer (предлагается во всех корпоративных планах): корпоративная социальная сеть для совместной работы;
• конференц-связь по телефонной сети общего пользования (доступна в плане «Корпоративный Е5»): обеспечивает подключение к совещаниям в Skype буквально из любого места;
• расширенные средства аналитики на базе Power BI и Аналитики Delve (предлагаются во всех корпоративных планах);
• средства обеспечения повышенной безопасности (доступны в плане «Корпоративный Е5): включены Advanced Threat Protection и защищенное хранилище.

Также многие планы Office 365 позволяют установить на компьютеры и другие устройства свежие версии полнофункциональных приложений. Благодаря этому вы получите возможность работать с приложениями Word, Excel, PowerPoint и Outlook как в интернете, так и в автономном режиме.

Миф №2. Стоит данным попасть в облако, и организация потеряет контроль над своими IT-ресурсами

Реальность. У вас остается полный контроль над IT-ресурсами, причем нет необходимости беспокоиться об их постоянном обновлении.

Переход в облако приводит к тому, что время, которое тратится на обслуживание оборудования и обновления программ, заметно уменьшается. Соответственно, IT-специалисты вашей организации могут сосредоточиться на технологическом развитии компании. При этом у вас будет больше времени на продвижение различных инициатив и совершенствование бизнес-процессов. Если раньше вам приходилось выделять все больше денег на приобретение серверов для хранения документации и электронной почты, а также для поддержки бизнес-приложений, то теперь вы можете быстрее реагировать на запросы руководителей и больше внимания уделить стратегическим задачам.

Миф №3. Хранить данные в облачной среде опасно

Реальность. Ключевыми особенностями облачной среды Office 365 являются безопасность и бесперебойная работа.

По словам Марка Андерсона, основателя консорциума INVNT/IP, который объединяет экспертов в области безопасности и представителей различных государств в борьбе с хищением цифровых данных, локальные системы отнюдь не гарантируют повышенной безопасности по сравнению с облачными средами. Многие организации попросту не имеют представления о том, что их атакуют злоумышленники. Даже большой штат опытным экспертов не является гарантией того, что ежедневно возникающие угрозы будут успешно обнаружены и нейтрализованы. Однако переход на Office 365 даст вам возможность пользоваться опытом и знаниями экспертов Microsoft в области безопасности. Они обеспечат постоянную защиту облачной среды, используя для этого целый комплекс специальных процессов, в частности:

• жизненный цикл разработки защищенных приложений;
• регулирование трафика;
• предотвращение, обнаружение и нейтрализацию брешей в системе безопасности на уровне предприятия.

Также для Microsoft Office 365 действует гарантия работоспособности в течение 99,9% времени, подкрепленная финансовыми обязательствами. Защиту от внешних угроз обеспечивает служба Advanced Threat Protection, предохраняющая почтовые ящики от атак в режиме реального времени. Она проверяет каждое вложение и каждую ссылку и при необходимости мгновенно нейтрализует вредоносный контент.

Также сотрудниками Microsoft являются ведущие эксперты отрасли в области соблюдения нормативных требований. Microsoft знает и соблюдает новейшие нормы и правила безопасности, в том числе:

• акт HIPAA;
• закон Сарбэйнса-Оксли;
• Федеральный закон США об управлении информационной безопасностью (FISMA);
• стандарт ISO 27001;
• типовые условия ЕС;
• соглашение Safe Harbor между США и ЕС;
• Закон о правах семей на образование и конфиденциальность (FERPA;
• Закон Канады о защите личной информации и электронных документов (PIPEDA).

Миф №4. Все данные нужно сразу перенести в облако

Реальность. Можно разработать удобный для вас график внедрения облачных технологий и использовать гибридное развертывание.

Нет никакой необходимости осуществлять перевод предприятия в облако сразу и целиком. Как правило, применяется гибридный подход, причем последовательность перевода приложений на облачные технологии определяется потребностями организации и ее особенностями. Продолжительность перехода тоже может варьироваться. Обычно сначала в облако переносятся электронная почта и отдельные приложения. Гибридная среда образует согласованную платформу, в рамках которой облако объединяется с центрами данных. Благодаря этому IT-структура становится проще, а пользователи получают возможность работать с данными практически с любых устройств и в любом месте. Вы можете перевести ресурсы в облако в том объеме, какой посчитаете нужным, а затем будете постепенно наращивать этот объем.

Мы поможем вам перенести в облако отдельные приложения и процессы, а также составить оптимальный долгосрочный план, обеспечивающий перенос более сложных и масштабных проектов.

Миф №5. Переход в облако представляет собой слишком сложную процедуру

Реальность. Мы окажем необходимую поддержку на каждом этапе перехода.

Не будем утверждать, что переход на облачные технологии — это просто. Но наша компания готова помочь вам на каждом этапе. Мы разработали несколько вариантов перехода, и во многих случаях можно воспользоваться готовыми решениями и инструментами, поэтому текущая работа ничуть не пострадает. Вдобавок вы получите целый набор веб-инструментов, которые принесут вам немало пользы. Вы сможете пользоваться всеми преимуществами Microsoft FastTrack для Office 365. Эта услуга предоставляется бесплатно вместе с подпиской, она поможет вам перейти на Office 365 легко и уверенно.

Помимо этого, вы получите доступ к большому объему информации о настройке Office 365 и каждого из приложений. В центре внедрения вам дадут советы, которые помогут заинтересовать сотрудников новыми возможностями Office 365.

Миф №6. Доступ к моим данным могут получить киберпреступники, корпоративные шпионы и государственные органы

Реальность. Доступ к вашим данным будет только у вас.

Многие опасаются того, что доступ к корпоративной информации могут получить шпионы других организаций, киберпреступники, государственные органы. Но в реальности все не так. Ваша организация остается единственным владельцем данных. Ваш IT-отдел контролирует доступ, устанавливает права и ограничения, предоставляет доступ к информации для смартфонов. Подход Microsoft к безопасности клиентских данных базируется на следующих принципах:

• Microsoft не анализирует ваши данные, не использует их в каких-либо собственных целях;
• если вы решите отказаться от услуг Microsoft, то сможете забрать свою информацию с собой;
• средства защиты конфиденциальности позволяют вам отслеживать, кто и как в организации пользуется теми или иными данными;
• тщательный аудит и контроль позволяют защитить информацию от несанкционированного доступа со стороны администратора;
• вы можете явным образом управлять конфиденциальностью в защищенном хранилище Office 365 в тех нечастых случаях, когда специалисту «Майкрософт» требуется доступ к вашему контенту, чтобы устранить возникшую проблему.

Благодаря продуманной архитектуре и надежным инструментам контроля данные разных клиентов не смешиваются. Компания «Майкрософт» — первый крупный поставщик облачных услуг, внедривший у себя международные стандарты конфиденциальности в отношении хранящихся в облаке данных. Эти стандарты основаны на следующих принципах:

• только вы контролируете собственную информацию;
• вы знаете, что происходит с вашими данными;
• Microsoft обеспечивает вашей информации надежную защиту;
• ваши данные не могут быть использованы в рекламных целях;
• любые запросы государственных органов «Майкрософт» перенаправляет пользователям, если это не запрещено законом;
• «Майкрософт» будет оспаривать попытки принудительного раскрытия данных в судебном порядке.

Миф №7. Потребуется освоить новые инструменты SharePoint Online

Реальность. В SharePoint Online отличается лишь инфраструктура, интерфейс при этом остается прежним.

В SharePoint Online используется уже знакомые вам инструменты для администрирования и управления как облачной, так и локальной или гибридной средой. Хотя настройки в облако не переносятся, инструменты администрирования остаются прежними. Переход на SharePoint Online позволит специалистам IT-отдела не тратить время на реализацию рабочих процессов, а сосредоточиться на их конфигурации. Простое однократное развертывание SharePoint Online под руководством опытных экспертов поможет абстрагироваться от инфраструктуры, сконцентрироваться на разработке надежных инструментов для решения стратегических задач и больше внимания уделить принятию решений.

Миф №8. Skype и Skype для бизнеса — это одно и то же

Реальность. Skype для бизнеса позволяет не только совершать телефонные звонки, но и проводить результативные совещания.

Обычная версия Skype хороша в том случае, если число пользователей невелико и вы не совершаете звонки на стационарные и мобильные телефоны. Версия Skype для бизнеса дает возможность проводить совещания через интернет с участием до 250 человек, а благодаря трансляции собраний можно устроить виртуальное совещание с участием до 10 000 человек. Она обеспечивает безопасность на корпоративном уровне, позволяет управлять учетными записями сотрудников, может интегрироваться с приложениями Office. Интеграция с Office 365 существенно повышает эффективность работы. Одно приложение позволяет сотрудникам совершать и принимать вызовы, показывать презентации и участвовать в совещаниях. Skype для бизнеса дает возможность:

• мгновенно увидеть, занят или доступен коллега;
• начать сеанс обмена мгновенными сообщения по двойному щелчку на имени контакта;
• во время совещания предоставить доступ к своему рабочему столу;
• пригласить внешних партнеров к участию в совещании;
• включить трансляцию со своей веб-камеры во время разговора или конференции.

Skype для бизнеса позволяет отказаться от назначения отдельного администратора для управления серверами или вложения денег в дополнительную инфраструктуру. Эта служба входит в состав Office 365, поэтому вы будете мгновенно получать все новые функции, исправления и обновления. Есть возможность организации кроссплатформенной связи за счет объединения корпоративной и пользовательской версий. Также Microsoft предлагает круглосуточную поддержку. Microsoft займется обслуживанием инфраструктуры, а настройку параметров и управление доступом и безопасностью возьмут на себя IT-специалисты вашей организации.

Миф №9. Работать с электронной почтой в облаке сложно

Реальность. Автоматические обновления позволяют более эффективно пользоваться электронной почтой.

После переноса корпоративной почты в облако вашим IT-специалистам не нужно будет заботиться об установке обновлений, и они смогут заняться более важными задачами. Все обновления и исправления для ваших программ будут устанавливаться автоматически по мере их выпуска. Сотрудники вашего IT-отдела смогут в любой момент остановить обновление или задать время его установки в Центре администрирования Exchange.

Выбрать оптимальный для вашей организации вариант Office 365 вы можете на веб-странице https://products.office.com/ru-RU/business/compare-more-office-365-for-business-plans.

Миф №10. Постоянное обновление Office 365 может привести к нарушению работы важных бизнес-процессов

Реальность. Обновление Office 365 не оказывают отрицательного влияния на работу приложений.

Многое зависит от того, насколько сотрудники способны работать с программами и настройками Office, которые критически важны для организации. Поэтому Microsoft прилагает все усилия к тому, чтобы обеспечить полную совместимость Office 365 с инструментами, которыми вы пользуетесь каждый день. Компания Microsoft:

• предлагаем стандартный набор приложений, к которым вы привыкли, в том числе Word, PowerPoint и Excel;
• делаем все возможное, чтобы регулярные обновления Office 365 в облаке не затрагивали другие приложения. Как показывает практика, в большинстве случаев бизнес-решения, работающие с Office 2010 или Office 2016, оказываются совместимы с Office 365;
• сотрудничаем с разработчиками программного обеспечения, предоставляем им инструменты и возможности раннего доступа, чтобы их решения для Office оставались совместимы и с Office 365;
• предлагаем клиентам консультации, рекомендации, советы по управлению обновлениями.

Использование изолированных систем, приложений, данных на негибких и низкопроизводительных платформах приводит к тому, что ваши IT-специалисты тратят время непродуктивно. Из-за этого им трудно выделить даже несколько минут на оценку поступающей информации и знакомство с новыми продуктами.

Мы поможем вам упростить переход в облако, ведь теперь вы лучше понимаете преимущества и возможности совместной работы в Office 365. Поделитесь этой информацией с коллегами, помогите им отделить правду от вымысла. Вы сэкономите немало времени, отказавшись от обсуждения мифов и оперируя реальной информацией.